Gerenciador de Documentos
Resolução Normativa 417
Ano
2011
Data de Criação
08/12/2011
Data de Vigência
Data de Revogação
Documentos Relacionados
Nenhum documento relacionadoAprova a Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFA/CRAs, e dá outras providências
Publicação D.O.U nº 242, de 19/12/2011 Seção 1 pág. 790
RESOLUÇÃO NORMATIVA CFA Nº 417, DE 8 de DEZEMBRO de 2011
Aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFA/CRAs, e dá outras providências.
O CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO, no uso das competências que lhe conferem a Lei n.º 4.769, de 9 de setembro de 1965, o Regulamento aprovado pelo Decreto n.º 61.934, de 22 de dezembro de 1967, e o Regimento do CFA aprovado pela Resolução Normativa CFA n° 392, de 3 de dezembro de 2010,
CONSIDERANDO a necessidade de se estabelecer regras relacionadas com o prazo de permanência de documentos na posse dos Conselhos Federal e Regionais de Administração, bem como a destinação dos mesmos após esse prazo;
CONSIDERANDO a necessidade de implementação de uma política de gestão de documentos, visando dotar o Sistema CFA/CRAs de um instrumento moderno capaz de agilizar e orientar a guarda e conservação de documentos dessas entidades;
CONSIDERANDO que a guarda e a eliminação de arquivos e documentos requer a adoção de regras específicas; e a
DECISÃO do Plenário na 27ª reunião, realizada no dia 8 de dezembro de 2011.
RESOLVE:
Art. 1º Fica criada a Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFA/CRAs, obedecidos os prazos nela previstos.
Art. 2º A guarda dos documentos poderá ser efetuada por meios digitais, com base na legislação vigente.
Art. 3º Os Conselhos Federal e Regionais de Administração deverão constituir Comissão Especial de Avaliação Documental, que tem por finalidade promover a gestão do arquivo geral nas ações e procedimentos referentes à avaliação documental nos termos da Tabela de Temporalidade visando, sobretudo a preservação de documentos históricos do Sistema CFA/CRAs.
Art. 4º. A presente Resolução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Adm. Sebastião Luiz de Mello
Presidente
CRA-MS N° 013
|
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFA/CRAs
APROVADA PELA RESOLUÇÃO NORMATIVA CFA Nº 417, DE 08/12/2011
|
|||
|
CÓDIGO
|
ASSUNTO / DOCUMENTO
|
PRAZOS DE
GUARDA
|
OBS.
|
|
1
|
ADMINISTRAÇÃO
|
|
|
|
1.1
|
Tomada de decisão
|
|
|
|
1.1.1
|
Reunião de Diretoria Executiva
|
|
|
|
1.1.1.1
|
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades)
|
Permanente
|
|
|
1.1.2
|
Reunião plenária/Assembléia de Presidentes e/ou
Presidência do Órgão.
|
|
|
|
1.1.2.1
|
Atos Normativos (Ex: Resoluções Normativas, Manuais,
Instruções Normativas e de Serviço, Regulamentos, Regimentos)
|
Permanente
|
|
|
1.1.2.2
|
Atos Deliberativos (Deliberação)
|
Permanente
|
|
|
1.1.2.3
|
Atos Dispositivos (Portarias, Deliberações)
|
Permanente
|
|
|
1.1.2.4
|
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades)
|
Guarda
permanente
|
|
|
1.1.2.5
|
Atos Informativos (Projetos, Planos de Trabalho, plano de metas, ação).
|
20 anos
|
|
|
1.1.3
|
Reunião do TSEA
|
|
|
|
1.1.3.1
|
Atos Deliberativos (Deliberações)
|
Permanente
|
|
|
1.1.3.2
|
Atos Testemunhais (Atas, Relatórios de Atividades)
|
Permanente
|
|
|
1.1.3.3
|
Atos Normativos (Ex. Resoluções Normativas, Manuais, Instruções Normativas
e de Serviço, Súmulas, Regulamentos, Regimentos)
|
Permanente
|
|
|
1.2
|
Relacionamento Governamental. Comprovantes Obrigatórios do Manual Administrativo
|
|
|
|
1.2.1
|
Certidões Negativas
|
Enquanto vigorar
|
|
|
1.2.2
|
Alvará de Localização e Funcionamento
|
Enquanto vigorar
|
|
|
1.2.3
|
Ata de Eleição dos Gestores/Termos de Posse
|
Permanente
|
|
|
1.2.4
|
Escritura e Planta do Imóvel
|
Permanente
|
|
|
1.2.5
|
Declaração de Bens e Rendas dos Gestores e Conselheiros
|
10 anos
|
|
|
1.2.6
|
Certificados de Registro de Veículos
|
2 anos
|
Após a venda
|
|
1.3
|
Escolha de Dirigentes. Eleições
|
|
|
|
1.3.1
|
Normas. Diretrizes e procedimentos referentes ao processo eleitoral
|
Permanente
|
|
|
1.3.2
|
Processo eleitoral. Resultado. Recurso. (Ex. Processos eleitorais,
registro de chapas, atas, resultados, recursos, termos de posse)
|
5 anos após a
homologação da eleição
|
|
|
1.3.3
|
Processamento eleitoral (Cédulas eleitorais, listagens,
sobrecartas, arquivos magnéticos)
|
5 anos
|
|
|
1.3.4
|
Apuração de responsabilidade, Sindicância, Comissões de Inquérito
(Processo, auto, depoimento, mandado, relatório, parecer)
|
Permanente
|
|
|
1.3.4.1
|
Infrações e penalidades em mandato eletivo
(Processo, carta, defesa, relatório)
|
|
|
|
1.4
|
Recursos Documentais
|
|
|
|
1.4.1
|
Documentação Arquivística
|
|
|
|
1.4.1.1
|
Normas, Manuais, procedimentos, estudos e projetos de gestão arquivística
|
Permanente
|
|
|
1.4.1.2
|
Produção, levantamento e fluxo documental (inclusive diagnóstico e relatórios)
|
Permanente
|
|
|
1.4.2
|
Política de acesso aos documentos
|
|
|
|
1.4.2.1
|
Instrumentos de pesquisa (inventários, guias, catálogos, repertórios)
|
Permanente
|
|
|
1.4.2.2
|
Consultas e empréstimos (Recibo de empréstimo)
|
1 ano
|
|
|
1.4.2.3.
|
Receptação, tramitação e expedição de documentos (Ofícios/e-mails/memorandos/cartas de encaminhamento/recebimento
de documentos)
|
2 anos
|
|
|
1.4.3.
|
Destinação de documentos
|
|
|
|
1.4.3.1
|
Análise, avaliação e seleção (inclusive processos, trabalhos, atas, pareceres da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos)
|
Permanente
|
|
|
1.4.3.2
|
Tabelas de Temporalidade e Planos de Classificação
|
Permanente
|
|
|
1.4.3.3
|
Eliminação e descarte de documentos (termos, listagens, listas, editais e processos de eliminação)
|
Permanente
|
|
|
1.4.3.4
|
Transferência e recolhimento ao Arquivo Central, termos, relações e recibos de transferência/recolhimento)
|
Permanente
|
|
|
1.5
|
Administração e Financeiro
|
|
|
|
1.5.1
|
Fluxo de recursos financeiros. Execução financeira - Receitas e Despesas
|
|
|
|
1.5.1.1
|
Movimento diário, balancete mensal e cota parte
|
10 anos
|
A contar da aprovação de contas.
|
|
1.5.1.2
|
Livros contábeis
|
Permanente
|
|
|
1.5.1.3
|
Processos de redução, isenção, parcelamentos de multas e anuidades
|
10 anos
|
A contar da aprovação de contas.
|
|
1.5.2
|
Fluxo orçamentário, auditoria e prestação de contas
|
|
|
|
1.5.2.1
|
Processos (orçamentário, créditos adicionais, criação de fundos especiais)
|
10 anos
|
A contar da aprovação de contas.
|
|
1.5.2.2
|
Auditoria (Relatórios, Pareceres e outros)
|
10 anos
|
A contar da aprovação de contas.
|
|
1.5.2.3
|
Prestações de contas (Processo, parecer, relatórios)
|
5 anos mediante termo
|
Após
julgamento definitivo
|
|
1.5.2.4
|
Apoios financeiros. Empréstimos aos Regionais Reembolsos
|
5 anos
|
|
|
1.5.3
|
Programa de Apoio aos Regionais - PROAR
|
|
|
|
1.5.3.1
|
Reunião da Comissão Permanente do PROAR
|
|
|
|
1.5.3.1.1
|
Atas
|
Permanente
|
|
|
1.5.3.1.2
|
Projetos e Planos de Trabalho
|
5 anos
|
|
|
1.5.3.1.3
|
Prestações de contas
|
5 anos mediante termo
|
Após julgamento definitivo
|
|
1.6
|
Recursos Humanos
|
|
|
|
1.6.1
|
Regulamentos de Pessoal. Manuais. Regimentos. Normas
|
Permanente
|
|
|
1.6.2
|
Acordos. Dissídios (Inclusive compensação, prorrogação de horas, autorização de descontos não previstos em lei)
|
|
|
|
1.6.3
|
Fluxo. Movimentação de Pessoal
|
|
|
|
1.6.3.1
|
Concursos Públicos (Processo do concurso - Elaboração,
edital, resultado e publicação de resultados)
|
Permanente
|
|
|
1.6.3.2
|
Provas e exames
|
5 anos
|
Após a homologação do concurso.
|
|
1.6.3.3
|
Assentamentos. Pastas. Dossiês. Prontuários funcionais
|
|
|
|
1.6.3.4.
|
Admissão, aproveitamento, contratação, nomeação, recondução, reintegração
|
Permanente
|
|
|
1.6.3.5
|
Demissão, rescisão contratual (Inclusive, aviso prévio, carta com pedido de demissão, termo de rescisão de contrato de trabalho, seguro desemprego-comunicado de dispensa).
|
Permanente
|
|
|
1.6.3.6
|
Ficha/livro de registro de empregados
|
Permanente
|
|
|
1.6.4
|
Direitos, benefícios, auxílios e vantagens.
|
|
|
|
1.6.4.1
|
Auxílios (Formulário para concessão de vale-transporte, recibos de entrega de vales-transporte, refeição/alimentação)
|
10 anos
|
|
|
1.6.4.2
|
Salário-família e Termo e ficha de responsabilidade para
concessão de salário-família
|
30 anos
|
|
|
1.6.4.3
|
Salário-maternidade
|
30 anos
|
|
|
1.6.4.4
|
Pagamentos (Folha de pagamento, recibos de pagamento de salários, 13º salário, férias, abono pecuniário e relação de depósitos bancários)
|
Permanente
|
|
|
1.6.4.5
|
Férias. Programa anual de férias
|
2 anos
|
|
|
1.6.5
|
Rendimentos. Recolhimentos. Retenções (Comprovantes de rendimentos e retenções
|
|
|
|
1.6.5.1
|
Imposto de renda - IR (Declaração de dependentes para fins de imposto de renda, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF, Documento de Arrecadação na Fonte - DARF, etc.)
|
10 anos
|
|
|
1.6.5.2
|
Previdenciários (GFIP (FGTS), SEFIP, Guia de Recolhimento da Previdência Social-GPS, Guia de Recolhimento Rescisório de FGTS e Informações à Previdência Social - GRFC, Retenção dos 11% do INSS)
|
Permanente
|
|
|
1.6.5.2.1
|
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social-GPS ao Sindicato Profissional
|
10 anos
|
|
|
1.6.6
|
Informações Sociais
|
|
|
|
1.6.6.1
|
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED
|
10 anos
|
|
|
1.6.6.2
|
Relação Anual de Informações Sociais – RAIS
|
10 anos
|
|
|
1.6.7
|
Saúde, medicina e higiene do trabalho
|
|
|
|
1.6.7.1
|
Programa de saúde, medicina e higiene do trabalho
|
20 anos
|
|
|
1.6.7.2
|
Livro de Inspeção do Trabalho
|
Permanente
|
|
|
1.6.7.3
|
Exames médicos e atestados de saúde obrigatórios
|
10 anos
|
|
|
1.6.7.4
|
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho - CIPA (Processos eleitorais e atas)
|
10 anos
|
|
|
1.6.7.5
|
Comunicado de Acidente de Trabalho – CAT
|
Permanente
|
|
|
1.6.7.6
|
Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMET
|
10 anos
|
|
|
1.6.8
|
Horário de expediente
|
|
|
|
1.6.8.1
|
Boletim de Horas Extraordinárias
|
Permanente
|
|
|
1.6.8.2
|
Controles de ponto
|
10 anos
|
|
|
1.6.9
|
Desenvolvimento Profissional do Empregado
|
|
|
|
1.6.9.1
|
Plano de Cargos e Salários – PCS
|
Permanente
|
|
|
1.6.10
|
Responsabilidade e Ação Disciplinar
|
|
|
|
1.6.10.1
|
Processos administrativos disciplinares (Inclusive penalidades disciplinares)
|
Permanente
|
|
|
1.7
|
Recursos Informatizados
|
|
|
|
1.7.1
|
Planos e projetos
|
Enquanto vigorar
|
|
|
1.7.2
|
Manuais técnicos e dos usuários
|
Enquanto vigorar
|
|
|
1.7.3
|
Programas, sistemas e redes (Inclusive licenças e registro de uso e compra)
|
Enquanto vigorar
|
|
|
1.8
|
Recursos Materiais e Patrimoniais
|
|
|
|
1.8.1
|
Movimentação de bens
|
|
|
|
1.8.1.1
|
Controle e autorização de movimentação de bens
|
10 anos
|
|
|
1.8.1.2
|
Termos de Responsabilidade
|
10 anos
|
|
|
1.8.1.3
|
Inventários de almoxarifado e bens patrimoniais
|
10 anos
|
|
|
1.8.1.4
|
Processos de baixa e alienação de bens patrimoniais
|
10 anos
|
|
|
1.8.1.5
|
Processos de empréstimo, doação, cessão e permuta
|
10 anos
|
|
|
1.8.2
|
Veículos.
|
|
|
|
1.8.2.1
|
Controle de uso de veículos (Requisição de veículos, planilhas de controle de uso, limpeza, combustível, estacionamento)
|
2 anos
|
|
|
1.8.3
|
Extravio e danificação de bens
|
|
|
|
1.8.3.1
|
Ocorrências
|
10 anos
|
|
|
1.8.3.2
|
Acidentes, infrações e multas
|
10 anos
|
Para acidentes com vítimas, o prazo de guarda é de 20 anos.
|
|
1.8.3.4
|
Obras - Construção, reforma, recuperação e restauração de instalações (planos, projetos, memoriais, etc.)
|
Permanente
|
|
|
1.8.5
|
Guarda e Segurança Patrimonial
|
|
|
|
1.8.5.1
|
Controle de Portaria e Recepção do Prédio
|
2 anos
|
|
|
1.9
|
Convênios
|
|
|
|
1.9.1
|
Processos, convênios e aditivos
|
10 anos
|
|
|
1.10
|
Licitações
|
|
|
|
1.10.1
|
Cadastro de Fornecedores
|
10 anos
|
Após último contrato
|
|
1.10.2
|
Processos, Editais, Contratos e Aditivos
|
10 anos
|
Após a vigência
|
|
1.10.3
|
Consultas e pesquisas (internas e externas) - (ofícios, cartas e-mails)
|
10 anos
|
|
| 1.7 | Recursos Informatizados | ||
| 1.7.1 | Planos e projetos | Enquanto vigorar | |
| 1.7.2 | Manuais técnicos e dos usuários | Enquanto vigorar | |
| 1.7.3 | Programas, sistemas e redes (Inclusive licenças e registro de uso e compra) | Enquanto vigorar | |
| 1.8 | Recursos Materiais e Patrimoniais | ||
| 1.8.1 | Movimentação de bens | ||
| 1.8.1.1 | Controle e autorização de movimentação de bens | 10 anos | |
| 1.8.1.2 | Termos de Responsabilidade | 10 anos | |
| 1.8.1.3 | Inventários de almoxarifado e bens patrimoniais | 10 anos | |
| 1.8.1.4 | Processos de baixa e alienação de bens patrimoniais | 10 anos | |
| 1.8.1.5 | Processos de empréstimo, doação, cessão e permuta | 10 anos | |
|
1.8.2
|
Veículos.
|
|
|
|
1.8.2.1
|
Controle de uso de veículos (Requisição de veículos, planilhas de controle de uso, limpeza, combustível, estacionamento)
|
2 anos
|
|
|
1.8.3
|
Extravio e danificação de bens
|
|
|
|
1.8.3.1
|
Ocorrências
|
10 anos
|
|
|
1.8.3.2
|
Acidentes, infrações e multas
|
10 anos
|
Para acidentes com vítimas, o prazo de guarda é de 20 anos.
|
|
1.8.3.4
|
Obras - Construção, reforma, recuperação e restauração de instalações (planos, projetos, memoriais, etc.)
|
Permanente
|
|
| 1.8.5 | Guarda e Segurança Patrimonial | ||
| 1.8.5.1 | Controle de Portaria e Recepção do Prédio | 2 anos | |
| 1.9 | Convênios | ||
| 1.9.1 | Processos, convênios e aditivos | 10 anos | |
| 1.10 | Licitações | ||
|
1.10.1
|
Cadastro de Fornecedores
|
10 anos
|
Após último contrato
|
|
1.10.2
|
Processos, Editais, Contratos e Aditivos
|
10 anos
|
Após a vigência
|
|
1.10.3
|
Consultas e pesquisas (internas e externas) - (ofícios, cartas e-mails)
|
10 anos
|
|
|
2.1.3 |
Atividades de acompanhamento, controle e apoio |
|
|
|
2.1.3.1 |
Apuração de responsabilidade, sindicância, denúncia (Notificação, denúncia, documentos fiscalizatórios) |
2 anos |
Após a conclusão. Se improcedente 1 ano. Se procedente gera processo. |
|
2.1.3.2 |
Procedimentos de fiscalização (processos, pareceres, relatórios) |
5 anos |
Após o transito em julgado. Se gerar processo judicial é de guarda permanente |
|
2.1.3.3 |
Procedimento ético e disciplinar (processos, pareceres, relatórios) |
5 anos |
|
|
2.1.4 |
Atividades de controle e fiscalização |
|
|
|
2.1.4.1 |
Normas, diretrizes e procedimentos. |
Permanente |
|
|
2.1.4.2 |
Visitas e auditorias (Comunicação, Roteiros de Visita) |
2 anos |
|
|
2.1.4.3 |
Relatórios, Pareceres, Notas Técnicas |
5 anos |
|
|
2.2 |
Registro |
|
|
|
2.2.1 |
Processos e procedimentos referentes ao registro |
|
|
|
2.2.1.1 |
Registro de Pessoa Jurídica |
Permanente |
|
|
2.2.1.2 |
Registro Profissional de Pessoa Física |
Permanente |
|
|
2.2.2 |
Consultas e pesquisas (internas e externas) - (ofícios, cartas e-mails) |
2 anos |
|
|
3 |
Consultoria Jurídica |
|
|
|
3.1 |
Acompanhamento de processos judiciais |
5 anos |
|
|
3.2 |
Acompanhamento de processos trabalhistas |
5 anos |
|
|
3.3 |
Assessoria (Pareceres, Relatórios) |
Permanente |
|
|
4 |
Assessoria Parlamentar |
|
|
|
4.1 |
Projetos de Lei de Interesse do Sistema |
|
|
|
4.1.1 |
Aprovados. |
Permanente |
|
|
4.1.2 |
Projetos de Lei de Interesse do Sistema |
10 anos |
|
|
5 |
Comunicação Social. |
|
|
|
5.1 |
Publicações. |
Permanente |
|
|
5.2 |
Entrevistas, reportagens, campanhas e publicidades diversas |
Permanente |
|
|
6 |
Eventos |
|
|
|
6.1 |
Planejamento, programação, discursos, palestras e trabalhos apresentados (Documentos históricos) |
|
|
|
6.1.1 |
Congressos, conferências, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclo de palestras, mesas redondas |
Permanente |
|
|
6.1.2 |
Registros de solenidade, comemorações, homenagens, festas, exposições |
Permanente |
|
|
7 |
Sistema de Qualidade ISO |
|
|
|
7.1 |
Normas, diretrizes, processos, procedimentos referentes ao sistema de qualidade ISO |
|
|
|
7.1.1 |
Lista mestra de documentos (interna e externa) |
|
|
|
7.1.2 |
Auditorias internas e externas (Relatórios de auditoria, não - conformidades - RNC, planos de ação). |
Permanente |
|
|
7.1.3 |
Certificados e renovação dos certificados da ISO |
Permanente |
|
Aprovada pelo Plenário do CFA na 27ª Reunião realizada no dia 08/12/2011.
Adm. Sebastião Luiz de Mello
Presidente
CRA-MS N° 013